DATABASE, TABEL DAN RELASI PADA MICROSOFT ACCESS

DATABASE, TABEL DAN RELASI PADA MICROSOFT

ACCESS

Microsoft office access merupakan salah satu software pengolah database. Dengan Microsoft access anda dapat mengolah berbagi jenis data serta membuat hasil akhir berupa laporan dengan tampilan yang lebih menarik.

A.  Elemen Dalam Access

·      Tombol Office

Tombol yang menampung perintah-perintah menu yang sering digunakan dalam access, antara lain perintah : New, Open, Save As, Close database dan perintah lainnya.

·      Quick Access Toolbar

Sebuah batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoperasikan access.

·      Ribbon

area jendela di atas jendela program di mana anda dapat memilih tombol perintah.

·      Command Tab

kumpulan dari group yang berbentuk tabulasi dan secara otomatis menyesuaikan dokumen aktif.

 

B.  Objek Dalam Microsoft Access

1.      Tabel

merupakan tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai type data tertentu. Terdiri dari field adan record yang keduanya ditempatkan pada bagian kolom dan baris.

2.      Query

merupakan objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan menganalisa data. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menginput data berupa rumus.

3.      Form

merupakan objek database yang digunakan utnuk proses input, menyunting data dan menambah kontrol-kontrol.

4.      Report

merupakan hasil akhir dari pengolahan data yang dapat ditampilkan dalam layar maupun dalam bentuk cetakan dengan diformat sesuai dengan kebutuhan dan juga dapat dimodifikasi.

5.      Macro

merupakan rangkaian perintah dengan menggunakan bahasa pemogramman Ms. Access yang dapa disimpan dan dijalankan secara otomatis.

6.      Module

kumpulan program yang ditulis dengan menggunakan bahasa macro Ms. Access.

C.  Membuat Database

1. Buka program Ms. Access 2010

2. Double Klik pilihan Blank Database

3. Pada bagian File Name ketik nama file database yaitu db_penjualan.accdb

4. Tentukan lokasi penyimpanan dengan menekan tombol Browse.

5. Klik OK pada kotak dialog File New Database.

6. Selanjutnya Ms. Access akan menampilkan jendela database dan jendela tabel.

D.   Membuat Tabel

Setelah membuat database, selanjutnya adalah membuat tabel-tabel yang akan digunakan. Pada saat membuat database, secara otomatis akan terbuka jendela tabel.

Langkah- langkah membuat table sebagai berikut :

1           1.      Pilih Tab Create, kemudian klik icon Table Design , sehingga akan tampil jendela design table.

2           2.      Ketik nama field pada Field Name, tentukan tipe data pada Data Type dan beri

       keterangan pada bagian Description.

3.  Aktif pada field Kd_Plg, kemudian klik tombol Primary Key untuk menjadikan field        tersebut menjadi sebuah primary dalam sebuah tabel. Primary Key adalah field yang data yang unik atau tidak boleh sama.

 4.  Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar untuk menyimpan tabel. Lalu ketikkan nama tabel pada Table Name dan beri nama tb_pelanggan

 

5. Kemudian untuk mengisi tabel, klik Icon View , lalu isilah sebanyak 5 record untuk table pelanggan.

 

E.   Pembuatan ComboBox

Klik field yang ingin dibuat combo box Klik       tab Lookup pada Field Properties    Lalu ubah setingan menjadi seperti dibawah ini:

Display Control                  : Combo Box

Row Source Type               : Table/Query

     Row Source                       : tb_pelanggan            

 

F.   Merelasikan Tabel

mempersiapkan database beserta tabel-tabel yang dibutuhkan dalam aplikasi, langkah selanjutnya adalah membuat relasi (hubungan) antara tabel-tabel tersebut. Langkah untuk membuat relasi antar tabel sebagai berikut :

1. Pada jendela database aktif, klik tombol Relationship pada tab Database Tools group    Relationship. Sehingga akan ditampilkan jendela Relationship

 

2.  Pilih nama-nama tabel yang akan direlasikan, kemudian klik tombol Add untuk   memasukkan tabel-tabel kedalam jendela Relationship. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table.

3.   Selanjutnya buat link antara tabel-tabel tersebut berdasarkan field kunci relasi pada masing-masing tabel. Sebagai contoh, antara Kd_Plg (Tabel Pelanggan) dengan Kd_Plg (Tabel Transaksi) dapat direlasikan dengan cara field kunci Kd_Plg (Tabel Pelanggan) di drag ke Kd_Plg (Tabel Transaksi). Kemudian akan tampil secara otomatis kotak dialog Edit Relationship. Ceklist ketiga CheckBox lalu klik Create.

 

Keterangan :

a. Enforece Referential Integrity merupakan suatu konsep database yang memastikan bahwa hubungan antar tabel tetap konsisten dan menjamin valida hubungan antara record-record, dimana kita tidak dapat menambah record ke tabel yang berisi Foreign Key kecuali ada hubungan dengan tabel utama sesuai dengan tabel yang terhubung, baik itu update maupun delete.

b. Cascade Update Related Fields adalah setiap perubahan pada Primary Key di tabel utama, maka secara otomatis mengubah nilai pada record-record yang berhubungan/berelasi dengan tabel utama.

c. Cascade Delete Related Record adalah setiap penghapusan pada Primary Key di tabel utama, maka secara otomatis mengubah menghapus nilai-nilai recordrecord yang berhubungan/berelasi dengan tabel utama.

4. Selanjutnya dengan cara yang sama buatlah relasi untuk tabel-tabel yang lainnya, sehingga hasilnya sebagai berikut :